ForestBase och VIOL3 – vanliga frågor

Vad gör ForestBase och vad gör VIOL3? Hur samverkar systemen, och vad betyder begreppen i en virkesaffär?

ForestBase är TimberITs affärssystem för virkesaffärer och skogsvårdstjänster, med integration till Biometrias VIOL3. I ForestBase arbetar verksamheten med bland annat kontrakt, trakter, kalkyler, avräkningar, betalningar och uppföljning. Integrationen med VIOL3 knyter ihop affärens uppgifter med relevanta flöden för leverans, mätning och redovisning.

Här förklarar vi vanliga branschbegrepp och hur systemen samverkar. Guiden vänder sig till virkesköpare, administratörer, ekonomiansvariga och andra som vill förstå informationsflödet från avtal och produktion till mätning och ekonomisk uppföljning.

ForestBase som affärssystem

Vad används ForestBase till?

ForestBase är ett affärssystem som håller ihop administration, genomförande och uppföljning av virkesaffärer och skogsvårdstjänster. Här hanteras bland annat kontrakt, trakter, kalkyler, avräkningar, betalningar, fakturering och rapporter. Integrationen med VIOL3 är en del av detta stöd.

Är ForestBase ett försystem till VIOL3?

ForestBase är ett affärssystem som är integrerat med VIOL3. Det stödjer verksamhetens egna affärsprocesser, från kontrakt och kalkyl till avräkning, betalningshantering och uppföljning. Kopplingen till VIOL3 gör att relevanta uppgifter kan skickas och tas emot som en del av arbetsflödet. Den omfattar alltså både utgående affärsinformation och återkommande information om exempelvis mätning och värdeberäkning.

Vad är skillnaden mellan ForestBase och VIOL3?

ForestBase stödjer företagets arbete med den egna affären och dess ekonomi och uppföljning. VIOL3 tillhandahåller Biometrias funktioner och informationsflöden för bland annat råvaruaffär, logistik, mätning och redovisning mellan branschens aktörer. Systemen samverkar genom integration. Ett exempel är att affärsuppgifter från ForestBase används i VIOL3 och att mät- och värdeinformation återförs till ForestBase som underlag för uppföljning och avräkning.

Varför kallas även VIOL3 för ett affärssystem i Biometrias dokumentation?

Biometria använder begreppet affärssystem om VIOL3 och dess affärsfunktioner. ForestBase är TimberITs affärssystem för företagets arbete med virkesaffärer och skogsvårdstjänster. När systemen samverkar har de olika uppgifter i informationsflödet. Därför behöver instruktioner ange om en åtgärd avser ForestBase eller VIOL3.

Hanterar ForestBase bara uppgifter som ska skickas till VIOL3?

ForestBase hanterar också verksamhetens egna affärsuppgifter och arbetsflöden, exempelvis kalkyler, betalplaner och skogsvårdens faktureringsunderlag. Vilken information som utbyts med VIOL3 styrs av integrationen och det aktuella flödet. En registrerad uppgift i ForestBase behöver därför inte ha en motsvarighet i VIOL3.

Hur hjälper integrationen den ekonomiska uppföljningen?

Mät- och värdeuppgifter från VIOL3 kan återanvändas i ForestBase tillsammans med uppgifterna i den egna affären. Det ger underlag för exempelvis avräkning och rapportering. Företaget behöver fortfarande kontrollera att volymer, prisupplägg, tillägg och kostnader avser rätt affär och period.

Integration och affärsflöde

Vilken information utbyts mellan ForestBase och VIOL3?

ForestBase överför relevanta affärs- och arbetsorderuppgifter i integrationsflöden för bland annat förstaledskontrakt, avtalsobjekt och destinering. Från VIOL3 kommer bland annat information om mätning och, när det används, värdeberäkning. I ForestBase kan uppgifterna användas tillsammans med företagets övriga affärsuppgifter för uppföljning och avräkning.

Gör integrationen att allt arbete sker i ForestBase?

Integrationen gör att uppgifter kan återanvändas mellan systemen, men vissa uppgifter hanteras i VIOL3 eller i Biometrias övriga tjänster. Ett exempel är hantering av vilken kontraktskedja som gäller på en redovisningshänvisning. Vilka moment som sker var beror på företagets arbetssätt och integrationens omfattning.

Vad är skillnaden mellan ett kontrakt och en trakt?

Kontraktet samlar affären, medan trakten innehåller uppgifter om ett visst arbetsområde och arbetet där. Ett kontrakt kan ha flera trakter. Det gör det möjligt att hålla ihop affären och samtidigt planera och följa upp flera områden eller åtgärder.

Vad är skillnaden mellan förstaledskontrakt, avtalsobjekt och redovisningshänvisning?

Förstaledskontraktet beskriver affären mellan den ursprungliga säljaren och den första köparen. Avtalsobjektet identifierar den råvara eller det avgränsade område som hanteras i produktion, transport och mätning. Redovisningshänvisningen kopplar första köparen, handelssortimentet och mottagningen till rätt redovisningssammanhang. De kompletterar varandra i VIOL3.

Vad är skillnaden mellan avtalsform och anskaffningsform?

Avtalsformen beskriver affärsupplägget, exempelvis avverkningsuppdrag, leverans eller rotpost. Anskaffningsformen skiljer mellan privat ägare, annan organisation och egen resurs. Begreppen används för olika klassificeringar i VIOL3 och behöver vara korrekt angivna i informationsflödet.

Vad är skillnaden mellan sortimentskategori, handelssortiment och produkt?

Sortimentskategorin är den övergripande nivån. Handelssortimentet är det sortiment som handlas med och destineras till mottagning. Produkten är den mer detaljerade nivå som råvaran fördelas och redovisas på vid mätning. Ett handelssortiment kan innehålla flera produkter, och produkterna kan tillhöra olika sortimentskategorier.

Varför kan ett sortiment ha olika benämningar i ForestBase och VIOL3?

ForestBase kan använda verksamhetens egna benämningar och grupperingar. Integrationen kopplar dem till rätt begrepp och identiteter i VIOL3. Det är därför kopplingen mellan uppgifterna som behöver vara korrekt; ett liknande visningsnamn räcker inte i sig för att säkerställa rätt matchning.

Varför behövs korrekta grunduppgifter i båda systemen?

Integrationen behöver kunna identifiera rätt aktörer, platser och sortiment. En felaktig identitet eller koppling kan göra att uppgifterna inte accepteras eller hamnar i fel sammanhang. Att grunduppgifterna stämmer är därför en del av det löpande arbetet med tillförlitlig affärsinformation.

Varför behöver arbetsorderns sortiment finnas med i kontraktet?

Vid destinering i VIOL3 behöver arbetsorderns sortiment kunna matchas mot förstaledskontraktet. Om sortimentet saknas kan matchningen misslyckas. ForestBase varnar därför när ett sortiment på arbetsordern inte finns med i det tillhörande kontraktet.

Vad behöver man kontrollera när man jämför volymer mellan systemen?

Kontrollera att uppgifterna avser samma affär, leveranser och period samt samma måttslag och kvantitetstyp. Se också om rapporten visar produktionsuppgifter, mätinformation eller kvantiteter som används i värdeberäkningen. Skillnader behöver därför förstås utifrån vad varje rapport redovisar innan totalsummorna jämförs.

Hur samarbetar ForestBase och ForestLink?

ForestBase kan skicka traktdirektiv, traktinformation och kartmaterial till ForestLink. Produktionsinformation, exempelvis producerad volym och status för skördning och skotning, kan sedan skickas tillbaka till ForestBase. Vilken information som finns tillgänglig beror bland annat på vad som registreras i produktionsflödet.

Mätning, volymer och mottagning

Vad är skillnaden mellan mottagare, mottagningsplats och mätplats?

Mottagaren är aktören som är slutlig köpare eller användare av råvaran. Mottagningsplatsen är platsen där råvaran tas emot. Mätplatsen är platsen där mätningen utförs. Platserna kan sammanfalla, men behöver inte göra det.

Vad är skillnaden mellan Anlänt, Inmätt och Värde?

Anlänt visar ankomstinformation från ArrivalTicket. Inmätt visar mätinformation från MeasuringTicket. Värde visar resultatet av värdeberäkningen från InvoiceSpecification. De beskriver olika steg, så ankomstinformation innebär inte automatiskt att mätning och prisräkning är färdiga.

Är producerad volym samma sak som inmätt volym?

Produktionsrapporteringen beskriver utfallet i produktionen, exempelvis från skördare och skotare. Mätredovisningen beskriver kvantiteter från mätprocessen. Uppgifterna kan avse olika steg, tidpunkter och sätt att bestämma kvantiteten. Kontrollera därför rapportens källa, måttslag och avgränsning innan volymer jämförs.

Varför kan inmätt volym och prisräknad volym skilja sig åt?

Mätredovisningen kan innehålla kvantiteter som inte används i värdeberäkningen. Ett exempel är NotBillable, som inte är ersättningsgrundande. Vid det beskrivna VIOL3-flödet visar ForestBase sådan volym som en separat rad med noll kronor på avräkningen för att underlätta jämförelse med mätbeskedet.

Är måttslagskvalitet samma sak som virkets kvalitet?

Måttslagskvalitet beskriver hur en kvantitet har bestämts och med vilken noggrannhet. Virkets kvalitetsklass beskriver egenskaper hos själva råvaran. Det är två olika uppgifter. Måttslagskvaliteten påverkar bland annat vilka kvantiteter som kan användas i VIOL3:s värdeberäkning.

Är mätbesked och avräkning samma dokument?

Mätbeskedet redovisar resultat från mätning och kan innehålla värdeinformation från VIOL3. Avräkningen i ForestBase sammanställer det ekonomiska utfallet mot markägaren och kan även innehålla premier, andra tillägg och kostnader. Dokumenten fyller därför olika funktioner i uppföljningen av affären.

Priser, avräkning och skogsvård

Betyder fastpris att markägaren får ett fast totalbelopp?

Inte alltid. I ForestBases fastprisflöde för volymbaserad avräkning multipliceras inmätt volym med det angivna fastpriset per enhet. Totalbeloppet beror därför på volymen. Det skiljer sig från en rotpostaffär, där ett fast totalpris avtalas för avverkningsrätten.

Är listpriset i kalkylen det slutliga priset till markägaren?

Listpriset kan vara ett kalkylstöd och ska inte automatiskt tolkas som slutlig ersättning. I det beskrivna flödet med Fastpris = Nej beräknas grundpriset i VIOL3 utifrån inmätningen, medan premier hanteras i ForestBase. Med Fastpris = Ja används det angivna fastpriset vid avräkningen.

Kan man göra flera avräkningar på samma kontrakt?

Ja. ForestBase kan skapa flera avräkningar på ett kontrakt när nya inmätningar tillkommer. Volymer som redan är kopplade till en påbörjad eller godkänd avräkning är inte tillgängliga för en ny avräkning på samma sätt.

Varför syns inte ett kontrakt när jag vill skapa en avräkning?

Kontrollera att kontraktet har status Klar för avräkning och att det finns nya inmätningar att avräkna. Kontrollera även behörigheter och filter. Om kontraktet går att välja men importen blir tom kan volymerna redan vara kopplade till en preliminär avräkning.

Är en godkänd betalplan samma sak som en genomförd utbetalning?

Nej. När betalplanen godkänns skapas betalningsposterna i ForestBase. De hanteras sedan vidare i betalningsflödet. Betalplanen låses efter godkännandet, och eventuella ändringar görs på de skapade betalningarna.

Kan ForestBase hantera skogsvård från planering till fakturering?

Ja. Skogsvårdsåtgärder kan registreras och planeras på trakten, följas upp genom utföranderapportering och sammanställas i ett faktureringsunderlag. När underlaget markeras som Klar för fakturering skapas ett fakturautkast för ekonomifunktionens granskning. Fakturan är då ännu inte godkänd eller skickad.

Kan faktisk kostnad och fakturerat belopp skilja sig åt för skogsvård?

Ja. ForestBase kan följa upp faktisk kostnad även när markägaren faktureras ett avtalat fast pris. Vid verklig kostnad baseras faktureringsunderlaget på det rapporterade utfallet. Vid fast pris används det överenskomna totalpriset för tjänsten.