Vem äger sanningen om virkesaffären?

Hur säkerställer ni att överenskommelser med markägaren följer med hela vägen från virkesköp till produktion och avräkning?

En virkesköpare och en markägare kommer överens om att markägaren själv ska ansvara för snöröjningen inför en avverkning.

När arbetet ska genomföras känner produktionsledaren inte till överenskommelsen och beställer plogning av en entreprenör. Kostnaden blir synlig först i samband med avräkningen.

Markägaren vill inte betala för ett arbete som hen själv skulle utföra. Det virkesköpande företaget får därför ofta bära kostnaden.

Det här är ett exempel på en återkommande utmaning i virkesaffären: en överenskommelse kan vara tydlig mellan två personer, men ändå skapa problem längre fram i processen.

När informationen finns, men inte når fram

En virkesaffär omfattar betydligt mer än det som ryms i kontraktets fält för priser, volymer och villkor.

Det kan handla om vem som ansvarar för vägåtgärder, särskilda önskemål från markägaren, förändrade förutsättningar eller kostnader som behöver hanteras vid avräkningen.

Informationen kan vara dokumenterad i ett kontrakt, ett mejl eller en fritextanteckning. Men att informationen finns innebär inte automatiskt att den når rätt person vid rätt tillfälle.

För produktionsledaren kan en överenskommelse påverka möjligheten att planera en maskinflytt eller starta avverkningen. För ekonomifunktionen kan samma överenskommelse få betydelse flera månader senare.

Problemet handlar inte bara om dokumentation

Bättre dokumentation är en del av lösningen, men inte hela.

Om virkesköparen lovar markägaren att själv få utföra en vägåtgärd behöver produktionsledaren både känna till överenskommelsen och kunna bedöma om den är genomförbar.

Det väcker två frågor:

• Hur säkerställer företaget att överenskommelsen når alla berörda?
• Vilka överenskommelser får göras utan att ansvarig för genomförandet först involveras?

Den första frågan handlar om informationsöverföring. Den andra handlar om ansvar, mandat och arbetssätt.

När avräkningen blir platsen där affären rekonstrueras

Under en virkesaffär använder olika roller olika underlag.

Kalkylen beskriver ett förväntat utfall. Produktionsrapporteringen visar vad som rapporterats från produktionen. Mätinformation och avräkning ger underlag för andra delar av uppföljningen.

Skillnader mellan dessa uppgifter behöver inte innebära att något är fel. Men när överenskommelser, förändringar och kostnader inte har följt med genom processen kan det bli svårt att förklara det slutliga utfallet.

Då riskerar avräkningen att bli tillfället då flera personer måste leta i anteckningar och mejl eller försöka minnas vad som egentligen avtalats.

Fördjupning: Vem äger sanningen om virkesaffären?

I vårt whitepaper diskuterar vi hur virkesköpande företag kan skapa bättre förutsättningar för att information, ansvar och beslut följer med genom hela affären.

Whitepaperet innehåller praktiska exempel, resonemang med stöd i forskning från bland annat Skogforsk och SLU samt konkreta frågor för företagsledningen.

I whitepaperet får du bland annat läsa om:

• Hur kundlöften påverkar produktion och kostnadsansvar.
• Varför dokumenterad information inte alltid är omhändertagen information.
• Hur olika uppgifter kan beskriva samma virkesaffär.
• Vilka beslut ledningen behöver fatta för att förbättra informationsflödet.
• Åtta frågor att använda vid en genomgång av en avslutad virkesaffär.

Ladda ner hela whitepaperet

Vem äger sanningen om virkesaffären?

Fyll i dina uppgifter nedan för att ladda ner hela whitepaperet som PDF.